Dental eNote導入の決め手はなんでしたか？

利益につなげられるような仕組みの中に入ってくれそうだから導入した

「棚の問題、出し入れ、紛失といった点の解決策として、サブカルテ（診療ノート＊）の紙をなくす意味はもちろんあるけれども、初期投資もかかるし、それを紙からデジタルに変えて売り上げが上がるか？といえば、スタッフの時間短縮にはなるが生産性はない」と言う田中院長が、デジタル化に踏み切った決め手は何だったのでしょうか。（＊）MetaMoJiでは、患者情報や治療計画、治療内容を記録する媒体を「診療ノート」と表記しています。歯科医院では「サブカルテ」と呼ばれることが多いものですが「電子カルテ」と混同してしまうことに配慮し、表記を見直しました。

「加算の対象になるようなところにDental eNoteがフィットすると考えた。効率化だけでなく、売り上げに貢献することの意義が大きかった。保険診療の流れの中では、Ce加算など、記録を残しておくことが大切で、デジカメ画像、口腔内画像などがカルテとリンクしておく必要がある。その記録を残すベースとして、デジカメをiPadにすれば一元化し、取りこぼさず加算できる。Ce加算は年齢制限がないので、どの年代に対しても加算の取りこぼしがないようにすれば大きな収益につながる」
加算を取りこぼさない工夫は、至る所に施されています。例えばDental eNoteの患者ノートのタイトルに「Ceあり」とメモをつけたり、メンテナンスの時にも写真記録を確実に残せるように、写真を貼り付ける場所を最初から用意したテンプレートになっています。

「紙での情報は少なかった。そこに写真が一元化できるようになったメリットは大きい。紙では記入できる範囲も限られていたので、そのエリアを広くしたりといった工夫はしてきたが、過去の記録を遡るのが難しかった。そこで工夫したのが、用紙の色を自分（ドクター）と衛生士とで変えて作成したことだ。ページをめくっても遡って探しやすくなった」「大人はブルーにするなど、流れや対象に応じて用紙の色を変えている。歯並びに異常がないか？どれに該当するか写真から選択して、該当するものがあれば問診票を書いてもらう。問診票の内容を受けて管理表を見ながらスタッフが進めていくことができる。Dental eNoteは欄外にも自由に書き込みができるので、そこに様々な注意事項や、その後の流れを書き込んでおき、それを確認しながら次のステップに進むことができるようにしてある」

その結果「収益は4千万円増えた。これは自分が頑張った訳でなく、スタッフによるもの。治療を通して医院に馴染んでくるから、その後の自費診療に移っていくケースも多い」また「トレーニングの記録を残し、スタッフ間での参考として活用できる。自分の仕事は仕組みを作ることだけで、あとはスタッフに任せることができる」Dental eNoteに移行することで、動画を積極的に活用した良質な治療が提供できるようになり、加算の取りこぼしもなくなり、良好な治療がその後の自費診療にもつながるシステムを実現しました。

もちろん増益はスタッフの給与に手当として還元されます。より責任感や充実感を持って仕事に従事できることがやりがいとなっていることもあるのか、衛生士に家庭の状況以外での離職者がなく、こちらから特にアピールしていなくても「子どもの口腔機能の育成に携わりたい」といった人のエントリーが出てくるなど、求人にも効果が出てきていると言います。

メリットが手間を上回れば使う

スタッフの年齢層は10代から50代まで幅広く、iPad自体を使ったことがないスタッフもいるクリニックですが、「特に苦労はなかった」と田中院長は言います。

「もともと紙媒体だったものをデジタル化しようとすると、1台だけで良いわけではなく、全体が変わらないと効果が出ない。どういうふうにしたらどういう質問が来るかを想定して考えた。最初から衛生士とドクターの書類の色を分けておけば、前回の自分の治療を探すのも簡単だ。

また、紙では圧倒的に難しかった保管や管理、共有がデジタルになることで楽になる。そういったメリットがスキャンする手間などのデメリットと比較すると、誰もが納得して使用する」「それよりも、Apple IDは個人用ではなく仕事用を新しく作成しないと、個人的な写真が入ってしまったりといったベーシックな部分で最初は苦労した」と振り返ります。

最後に、貴医院の今後の展開を教えてください

「まずは、この強みをさらに強めていく。」都心に比べると口腔機能発達不全症の治療に力を入れているところはまだ少ない中で、同院では、来院患者には必ずその提案ができるようになっています。他院との差別化ができているこの点をさらに強化していくと言います。

現在「小児の来院数は全体の3割ほど」という同院ですが、今後、この優位性により、さらにその割合が増えていくことも想定されます。この部分はドクター以外のスタッフで収益を伸ばしていける部分なので、さらに収益が伸び、同時にスタッフの経験値向上にも繋がっていくでしょう。
その中で、利益の源泉となる診療ノートのデジタル化＝テンプレート化は、現在田中院長だけが担っていますが、収益増によりスタッフの増員も見込めるため、今後はテンプレート化部分も含めて全てをスタッフで「自分の手を離れて行くだろう」と考えていると言います。
また、自費診療の見積もりなどのテンプレートのさらなる追加や、予約システムとの連携なども視野に入れていると言います。

「保険改定により、口腔機能管理は、よりプラスになるように変わった。わざわざ自費で売上を上げようとしなくても、テンプレートに従って写真を追加するだけで自然に積み上げられる。口腔管理体制強化加算（口管強）の施設基準を満たすための実績を、日々特別なことをせずに積み重ねている。小児の口腔管理を伴う治療への時代の流れと、仕組みとしてDental eNoteを組み込んだことがうまくリンクした」と田中院長は言います。

保険改定は、今後も繰り返されます。こはな歯科のデジタル化は、それらの改定にもスマートに対応できる基盤作りの事例と言えるでしょう。

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