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「受付が定着しない」「育児との両立が難しく、復職できない」── そんな悩みを抱える歯科医院は少なくありません。
大阪府豊中市にあるスマイルデザイン吉田歯科では、これらの課題を「仕方ないこと」として終わらせず、“受付無人化”という大胆な目標を掲げました。 その裏にあったのは、長く働ける環境をつくるという強い意思。 そしてその挑戦を支えたのが、MetaMoJiの「Dental eNote」でした。
歯科医院における受付業務は、表面上はシンプルに見えても、その裏には複雑な判断と知識が求められます。
医院ごとの運用ルール、ドクターごとの考え方、患者ごとの配慮
受付スタッフは、あらゆる情報を把握し、先回りして対応する“ハブ”のような存在です。
にもかかわらず、多くの医院ではこれらの業務が「紙」と「人の記憶」に依存しています。
スマイルデザイン吉田歯科でも、紙の診療ノートと予約システムが別々に機能しており、患者の情報を探すたびに煩雑な操作や確認が必要でした。
「ナンバーで検索しても同じ番号の診療ノートが複数出てくる」「フルネームの漢字が一致しないと確定できない」
そんな小さなストレスの積み重ねが、1日100人以上の患者を診る現場にとっては大きなロスになっていたのです。
そして何より、こうした“人に依存する構造”は、スタッフが結婚・出産を機に退職せざるを得ない背景にもなっていました。
吉田院長は考えました。 「このままでは“人がいなければ成り立たない”医院のまま。優秀な人材が人生の変化で職を手放す構造を、ITで変えることはできないか」と。
その発想が、「受付無人化」という挑戦の原点でした。
同院では、予約システム（DentNet）とDental eNoteを連携させ、 タブレットの画面からワンタップで、患者ごとの診療ノートを開けるようにしました。
検索の手間、照合の不安、フルネームの入力 すべてが不要になり、スタッフは「正しい診療ノートを即座に確認し、すぐに対応」できる環境に変化。
これにより、受付スタッフの在宅勤務が現実のものになりました。
「世界中どこにいても診療ノートが見られる」 「LINEで予約・変更も可能」 「自動精算機で受付を通らず帰れる患者も増えている」
そんな“新しい受付”のカタチが、着々と整っていったのです。
現在は院内1名・在宅1名の受付体制。 スタッフの矢野さんも、出産後は在宅での復職を予定しており、「業界でも初では」と語るこの体制が、働き方改革の先駆けになっています。
導入の効果は明確でした。
診療ノートを取り出す時間がゼロになったことで、診療前にその日の治療内容を把握し、あらかじめ次回の指示まで入力しておけるようになった。
結果、診療中の“判断の瞬間”が軽くなり、スタッフとの連携もスムーズに。
吉田院長は「生産性は爆上がりした」と語ります。
受付業務でも、従来は予約システムのメモ欄に短く情報を記録し、アイコンで工夫していた引き継ぎが、今では「すべて診療ノートに書いておけばOK」
在宅のスタッフも、事前に全患者の診療ノートを俯瞰できるため、予習的な対応が可能となり、1日の流れが圧倒的に効率化されました。
この取り組みを通じて、スマイルデザイン吉田歯科が目指すのは「人を減らす」のではなく「人が辞めなくてもいい仕組みを作ること」です。
「受付に必ずしも人がいなくても、業務は成立する。でも、患者対応に不安を感じる方もいる。だからこそ、在宅で待機して、必要な時にフォローできる“受付コンシェルジュ”のような存在が大事なんです」 と矢野さんは言います。
実際、院内と在宅で常時連携しながら、リアルタイムで患者の対応ができる体制が整いつつあり、将来的には処置室と直接つながることで「治療中の見積書作成」なども在宅で対応できるようになる構想も描かれています。
Dental eNoteは、単なるペーパーレス化のツールではありません。 働き方・業務フロー・人材活用
歯科医院の経営課題そのものにアプローチする、“経営ツール”です。
吉田院長が言うように、「ITは勝手に業務を効率化しません。経営者とスタッフが“どうしたいか”を描き、動き続けることで成果が出る」
だからこそ、まずは“変化を試してみる”ことが大切です。
「紙がないと不安」「リモートで受付なんて無理」── そう感じている医院こそ、いま一度その可能性を確かめてみてください。
歯科医院向けデジタルノートMetaMoJi Dental eNote®は500を超える歯科医院にご導入いただいております。まずは、Dental eNoteの便利さを無料体験版にてお気軽にお試しください。
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