新患数と医業収入だけでは、医院の状態は見えなくなってきた

ー まず、医院の概要と、今の体制について教えてください。

今、富山県射水市に本院があって、そこがユニット10台です。3年ほど前に富山市に分院を開設し、現在はユニット4台で運営しています。医療法人全体では約50名の組織です。
さらに今、本院を増築していて、11月からはユニット数が20台になる予定です。富山県内では比較的大きな規模の歯科医院だと思います。
スタッフは、ドクターが9名、歯科衛生士が18名、歯科技工士が5名、管理栄養士が2名、診療放射線技師が1名、保育士1名、事務スタッフが4名ほど。そのほか受付助手も在籍しています。

「なんで伸びたかがよくわからなかった」ことが怖かった

ー Dentwave caddieを導入する前は、数字をどのように見ていましたか。

規模が小さい頃は、見るべき指標もそれほど多くありませんでした。正直、新患数と医業収入ぐらいしか見ていなかったんです。でも、分院を出す頃から「数字」を強く意識するようになりました。

ー 数字を見る必要性を感じた背景には、どんなことがあったのでしょうか。

僕が一番怖かったのは、自分の思いつきでいろいろ挑戦して、それで20年間ずっと数字が伸び続けてきたことなんです。でも、「なぜ伸びたのか」が分からない。分析していなかったからです。
逆に数字が下がったとしても、分析していなければ原因も分からない。それでは経営者として怖いなと思いました。経営判断には、きちんと数字による裏付けが必要だと感じるようになったんです。

分院は「新しいことを試す場所」だった

ー 分院展開も、数字への意識が高まったきっかけだったそうですね。

そうですね。僕は新しいことをどんどん取り入れたいタイプなんです。
呉羽の分院では、採用困難な時代に向けて、できれば受付のない医院にしたかったですし、予約は電話ではなくLINEを中心にしたかった。支払いも完全キャッシュレスにして、現金を扱わない医院を目指しました。やりたいことをいろいろ実践してみたんですが、実際にやってみると、患者さんが思うように来なかったり、想定どおりにはいかないこともありました。
例えば、富山ではまだ電話予約を希望される方が多いですし、ご高齢の患者さんの中にはクレジットカードを持っていない方もいらっしゃいます。少し時代を先取りし過ぎていたのかもしれません。
ただ、その経験を通じて多くのデータが取れました。
だからこそ、「何がうまくいっていて、何がうまくいっていないのか」を感覚ではなく数字で把握しなければ、本当の改善にはつながらないと考えるようになりました。

Dentwave caddieとの出会いで、「見るべき数字」が変わった

ー Dentwave caddieは、どのように知ったのでしょうか。

もともとは、僕がMID-Gの役員をしている関係で、懇意にしている札幌で開業されている青木一太先生からDataTree社を紹介していただきました。

ー 実際に話を聞いて、どんな印象を持ちましたか。

実は、その前から予約システムに付属していた経営分析機能は利用していました。もちろん既存のツールも便利だったのですが、細かなカスタマイズが難しく、レセコンとの兼ね合いで実際の数字と少しズレが生じることがありました。
経営判断は数字をもとに行うものですから、その数字が正確でなければ意味がありません。Dentwave caddie（当時DataTree）の一番の決め手は、私たちの医院で使っているレセコンの特性まで考慮しながら細かくカスタマイズしていただき、極めてリアルな実数字を把握できるようになったことでした。
また、私自身が信頼している勉強会仲間の先生方が次々と導入されていたことも、大きな安心材料になりました。
そして導入して初めて、「自分が見るべき数字はこんなにたくさんあるんだ」と気づかされたんです。それまでは、本当にどんぶり勘定の経営でした。本当は良くないんですけど。
医業収入や新患数だけではなく、医院経営には日々確認すべき数字がたくさんある。それを意識するようになってから、経営の考え方そのものが変わりました。
僕もあと数年で60歳になります。
そう考えると、「この10年間でどこまで医院を成長させられるだろう」と考えるようになりました。これまでのように何となく経営するのではなく、数値目標を立て、「この期間でここまで成長する」と逆算して経営していかなければいけない。そのためにも、正確な数字をいつでも見られる環境は欠かせないと思いました。

「リアルタイムに反映されていることが一番のアドバンテージ」

ー 実際には、Dentwave caddieをどのように使っていますか。

一番最初に見るのは速報値ですね。
今日の時点で目標達成率がどのくらいなのか、前年同月と比べてどうなのか、今のペースで着地するとどうなりそうなのか。そういう数字は毎日のように確認しています。
特にスマートフォンから手軽に見られるので、いつでも、どこでもリアルタイムで状況を把握できるのは非常に便利ですね。

ー その“リアルタイムで見えること”が、大きいのでしょうか。

それは本当に大きいです。税理士さんとの財務会議でも数字は見ますが、それはどうしても2ヶ月前の数字なんです。例えば、そのタイミングで「先月はキャンセル率が高かったですね」と言われても、もう手遅れですよね。
でもDentwave caddieなら、月の半ばでも速報値を確認できます。
「あれ、今月はキャンセル率が高いな」、「目標より予約数の伸びが弱いな」と気付いたら、その場でスタッフへ共有して改善策を打てる。
経営において、この1〜2カ月のスピード差は本当に大きなアドバンテージだと思います。私たちは数字を眺めるためではなく、数字から課題を見つけてすぐ行動につなげるために活用しています。
例えば、「初診患者さんは来院しているのに、2回目の来院率が下がっている」という変化が見えたことがありました。そうすると、「初診時の説明は十分だったのか」、「医院のコンセプトや治療方針が患者さんにきちんと伝わっているのか」といった仮説を立て、すぐに現場で改善できます。以前なら数ケ月後に数字を見て初めて気付いていたようなことも、その月のうちに修正できるようになりました。
また、キャンセル率の推移を見ながら、「リマインド方法を見直そう」、「予約の取り方を改善しよう」といった対策も打っています。
こうした小さな改善を積み重ねられるようになったことが、患者数の増加という結果を継続できている理由の一つだと思います。

ドクター別の数字を見ながら、面談することもあった

ー 現場のマネジメントでも活用されていますか。

そうですね。ドクター別の数字や伸び方もよく見ています。毎月データをプリントアウトして、一人ひとりと面談していたこともあります。うちは歩合制度もありますし、本人のモチベーションにも関わります。
以前はどうしても私の感覚で評価してしまう部分もありましたが、今は数字という共通言語があります。
「この先生はこれだけ数字が伸びている」、「患者さんから支持されている」ということが客観的に見えるので、「来月から歩合制へ移行しよう」といった判断もしやすくなりました。データに基づいて評価することで、本人も納得感を持ちやすくなりますし、私自身も自信を持って評価できます。
分院長たちも、自分たちの数字を見ながら改善を考えるようになりました。
その結果、院長や分院長のモチベーションが上がり、その熱量がスタッフ全体にも伝わって、医院全体が活性化していると感じています。
数字を見ることは、単なる管理ではなく、人を成長させる仕組みにもつながっていると思います。

「数値管理するようになってから、急激に伸びた」

ー 導入後、どんな変化がありましたか。

数値管理をするようになってから、やっぱり急激に伸びました。本当にここ1〜2年で、年商規模は約1.5倍になった感覚があります。
以前は、「なぜ伸びたのか」「なぜ下がったのか」が感覚でしか分かりませんでした。でも今は数字を見れば原因を考えられますし、改善した結果が数字として返ってくるので、次の施策にも自信を持って取り組めるようになりました。
数字を見て、仮説を立てて、改善する。そのサイクルを回せるようになったことが、一番大きな変化だと思います。

ー 新患数にも変化があったそうですね。
そうですね。新患数は約3倍になりました。
もちろん、それがすべてDentwave caddieのおかげというわけではありません。医院としてさまざまな取り組みを続けてきた結果ですが、その一つひとつが本当に成果につながっているのかを数字で検証しながら改善できるようになったことは非常に大きかったと思います。
例えば、初診患者さんの動きを見て、「どこで離脱しているのか」、「何がボトルネックになっているのか」を確認し、改善を重ねていく。その積み重ねが、新患数だけでなく、その後の定着率や医院全体の成長にもつながっていると感じています。
患者さんにより良い医療を提供しようと改善を続けた結果が、数字として表れているのではないでしょうか。

「院長のモチベーションも上がってる」

ー 数字以外の面で、変化を感じることはありますか。

ありますね。やっぱり院長や分院長のモチベーションが上がっています。
数字を見れば、「何が良くて、何が課題なのか」が分かるので、次に何をすればいいかが明確になるんです。
それが自然と前向きな行動につながります。熱量って伝播するものなので、その雰囲気がスタッフにも伝わって、組織全体が活性化しているのは間違いないと思います。
数字を見るというと、「管理される」というイメージを持たれる方もいるかもしれません。でも実際はそうではなくて、「より良くするための共通言語」ができたという感覚です。今どういう状態なのかを全員で共有できるから、改善にも取り組みやすくなる。数字を見ることは、管理ではなく成長のためにあるんだと思います。

AIによる経営分析にも、大きな可能性を感じている

―最近追加されたAI分析機能についてはいかがですか。

すごく可能性を感じています。例えば、「今月はなぜこの数字になっているのか」、「どこに改善ポイントがあるのか」とAIに分析してもらうと、非常に納得感のある答えが返ってくるんです。
私自身が現場で感じている感覚とも一致することが多く、「やっぱりそうだよね」と答え合わせをしているような感覚ですね。もちろん最終的な判断は経営者が行いますが、相談相手として非常に頼もしい存在になっています。その結果、意志決定のスピードも上がりました。
今後AIがさらに進化していけば、数字を読むだけではなく、「次は何を改善すればいいのか」まで具体的に提案してくれるようになるでしょう。そうなれば、従来の経営コンサルタントの役割も大きく変わっていくのではないかと思っています。私は、それくらい可能性のあるサービスだと感じています。

規模が小さくても、数字の分析はきっと大事

ー 最後に、Dentwave caddieはどんな医院に向いていると感じますか。

規模が小さくても、数字の分析は絶対に大事だと思います。
「まだスタッフが少ないから」、「売上もそこまで大きくないから」と思うかもしれませんが、規模に関係なく、自分の医院の改善点を見つけることは必要です。そのためには、やっぱり数字が見える状態になっていたほうがいい。
大規模医院だけのためのシステムではなく、これから成長したい医院にこそ役立つツールだと思います。

ー 今後の展望についても教えてください。

これからの10年で、どこまで伸ばせるかに挑戦したいと思っています。今までみたいに感覚ではなく、数値目標を立てて、この期間でここまで行く、という経営をしていきたい。そのために、Dentwave caddieはこれからもすごく大事な存在になると思います。

Dentwave caddieとは

レセコン・予約管理・会計・勤怠労務・GA4/Web解析など、医院内にバラバラに存在するデータをDentwave caddieがひとつに集約。集計作業なしで経営数値をリアルタイムに可視化し、日報・週報・月報の自動配信、そして医院を熟知したAIによる経営分析・打ち手の提案まで、院長の経営判断に伴走するサービスです。

• ダッシュボード／商圏マップ　レセコン・予約管理・GA4/Web解析などのデータを集計不要でリアルタイムに一目把握。商圏マップで「どこに広告を打つべきか」も見えてきます。
• 日報・レポート配信　日次・週次・月次の速報値が、待っているだけでプッシュ通知で自動的に届きます。理事長・分院長・個人などレイヤーに応じたレポート発行も可能です。
• AI経営分析　医院を熟知したAIが経営を分析し、打ち手の提案まで壁打ち・伴走。前提の共有なしで、いつでも経営相談ができます。

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